Pengertian Inventarisasi Aset

Inventarisasi berasal dari kata “inventaris” yang memiliki arti daftar barang. Sedangkan pengertian inventarisasi menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) adalah pencatatan atau pendaftaran barang-barang milik kantor, (sekolah, rumah tangga, dan sebagainya) yang dipakai dalam melaksanakan tugas.

1. Menciptakan tertib administrasi sarana dan prasarana yang dimiliki oleh perusahaan/instansi;
2. Untuk pengamanan sarana dan prasarana yang dimiliki oleh perusahaan/instansi;
3. Pengendalian dan pengawasan sarana dan prasarana yang dimiliki oleh perusahaan/instansi;
4. Menyajikan laporan daftar aset yang akuntabel/dapat dipertanggungjawabkan;
5. Sebagai bahan atau pedoman untuk menghitung kekayaan suatu perusahaan/instansi dalam bentuk materil yang dapat dinilai dengan uang;
6. Sebagai bahan untuk pengambilan keputusan terkait aset usang, rusak, kurang, berlebih atau tidak terpakai.   

1. Dimilikinya database aset yang berkualitas dan kuantitas seluruh aset;
2. Dapat diketahuinya penggunaan dan pemanfaatan aset;
3. Memudahkan dalam pemantauan dan pengendalian pemakaian aset;
4. Membantu pihak terkait lainnya dalam pengelolaan aset misal untuk operasi dan pemeliharaan aset;
5. Meningkatkan keamanan fisik dan keamanan aspek legal audit.

FUNGSI INVENTARISASI ASET

1. Mencatat dan menghimpun data aset yang dikuasai;
2. Menyiapkan dan menyediakan bahan laporan pertanggungjawaban atas penguasaan dan pengelolaan aset;
3. Menyiapkan dan menyediakan bahan acuan/referensi untuk pengawasan dan pengendalian aset.

Secara garis besar, proses tahapan inventarisasi aset meliputi:

1. Preparation: Tahap persiapan, biasanya dimulai dari menyiapkan dokumen sumber maupun dokumen pendukung, mapping kondisi aset, lokasi aset, SDM (Sumber Daya Manusia) perusahaan sampai teknis pelaksanaan inventarisasi aset;
2. Execution: Tahap pelaksanaan dimulai ketika seluruh tahap preparation dipenuhi, di mana prosedur dalam inventarisasi dijalankan sesuai dengan schedule dan kompetensi SDM inventarisasi;
3. Finishing: Tahap akhir berkaitan dengan proses penyelesaian hasil laporan pelaksanaan inventarisasi sampai dengan laporan final hasil inventarisasi.

Gambar 1 - Tahapan Inventarisasi Aset

Tahapan proses inventarisasi digambarkan seperti siklus karena dilakukan secara berulang pada jangka waktu yang ditentukan seperti setiap semester atau tahunan dan berkesinambungan agar mendapatkan laporan inventarisasi yang mutakhir setiap ada mutasi/perubahan data aset.

Agar hasil inventarisasi dapat maksimal, biasanya diintegrasikan dengan sistem informasi akuntansi dan software aplikasi yang memadai dalam pengelolaan aset perusahaan, sehingga dapat diketahui aset yang harus dimiliki perusahaan dapat digunakan tepat guna sesuai fungsinya dalam mendukung kegiatan utama operasional perusahaan.

DATA DAN PROSES INVENTARISASI ASET

Data karakteristik setiap objek yang perlu dicatat dalam setiap inventarisasi aset umumnya meliputi:

1. Kodefikasi Nomor Aset;

2. Jenis dan Nama Aset;

3. Spesifikasi (Merk/Tipe Aset);

4. Jumlah Aset;

5. Harga Satuan Perolehan;

6. Tanggal Perolehan;

7. Jumlah Harga;

8. Lokasi Aset (Di kantor, Nama peminjam untuk aset portable yang dibawa);

9. Status Aset (Milik Sendiri, Sewa, Penguasaan Pihak Lain/Dipinjamkan);

10. Asal Perolehan Aset (Pembelian, Hibah, Perolehan lainnya yang sah);

11. Kondisi Awal dan Keadaan Terkini Aset;

12. Dokumentasi Foto aset terbaru;

13. Nomor Bukti Kepemilikan (untuk SHM tanah, Nomor BPKB);

14. Scan Dokumen Kepemilikan;

15. Keterangan lainnya.

Dalam pencatatan data-data aset tersebut agar dilakukan menggunakan software aplikasi inventarisasi untuk memudahkan penelusuran aset serta laporan aset yang rinci sehingga dapat membantu para pemangku kepentingan dalam mengambil keputusan. Software aplikasi inventarisasi tersebut dapat menggunakan aplikasi umum yang biasa digunakan untuk perkantoran yang sederhana menggunakan PDF (Portable Document Format) atau Microsoft Office (Word, Excel, Access) maupun menggunakan software aplikasi khusus untuk inventaris aset yang memiliki database.

Berdasarkan Buku Manajemen Aset Pariwisata (A. Gima Sugiama, 2013:24) aset yang perlu diinventarisasi berdasarkan jenisnya adalah sebagai berikut:

1. Tangible Asset (Aset Berwujud)     

Tangible Asset adalah kekayaan yang dimanifestasikan secara fisik dengan menggunakan panca indera. Contoh: 

• Tanah atau lahan adalah permukaan bumi berupa daratan yang sudah ada peruntukannya dan biasanya dimiliki serta dimanfaatkan oleh perorangan atau organisasi.
• Bangunan adalah wujud fisik biasanya berupa rumah, gedung, pabrik, sekolah, hotel, rumah sakit, stadion olahraga, mall/pusat perbelanjaan, tempat hiburan /rekreasi, apartemen, villa, restoran, bandara, terminal, pelabuhan.
• Infrastruktur (Sarana Prasarana) :  1) Jembatan: jalan penghubung untuk melintasi sungai, jurang, bukit, maupun laut. 2) Jalan: jalur untuk kendaraan berupa jalan raya, jalan tol, jalan lintas daerah. 3) Irigasi: pengaturan pembagian atau pengaliran air menurut sistem tertentu untuk mengairi persawahan, perkebunan, tanaman pertanian dan sebagainya.
• Peralatan Pabrik/Kantor, peralatan adalah barang yang digunakan oleh instansi atau lembaga untuk kegiatan operasional perkantoran dalam jangka waktu tertentu.
• Persediaan barang merupakan aktiva perusahaan yang penting baik perusahaan bidang manufaktur atau perdagangan. Hampir sebagian dana perusahaan tertanam dalam persediaan yaitu untuk mebel dan bahan bangunan lainnya.

2. Intangible Asset (Aset Tidak Berwujud)

Intangible asset adalah kekayaan yang manifestasinya tidak mempunyai bentuk fisik namun dapat memberikan manfaat serta memiliki nilai tertentu secara ekonomi. Contoh:

• Hak Cipta (Copyright) untuk mendapatkan perlindungan atas ciptaan di bidang seni, sastra dan ilmu pengetahuan;
• Hak Paten (Patent) untuk mendapatkan perlindungan atas penemuan di bidang teknologi;
• Hak Merek Dagang (Trademark) merupakan tanda pembeda yang digunakan suatu perusahaan sebagai penanda identitas atas produk barang atau jasa yang dihasilkannya kepada konsumen dan untuk membedakan usaha maupun barang atau jasa yang dihasilkannya dari perusahaan lain;
• Hak Merk Terdaftar (Registered) dipakai sebagai pemberitahuan merek dagang dari sebuah produk ataupun jasa komersial yang sudah terdaftar di Kantor Paten Nasional;
• Hak atas Usaha Waralaba/Franchise merupakan kerja sama untuk menjual suatu produk atau jasa maupun layanan dengan bagi hasil sesuai dengan kesepakatan;
• Hak Sewa untuk mendapatkan pinjaman berupa barang atau aset milik orang lain/instansi lain dalam jangka waktu tertentu untuk digunakan/dimanfaatkan dan bertanggungjawab atas aset yang disewa dengan kewajiban membayar sewa;
• Hak Siar adalah pemberian izin untuk menyiarkan suatu acara/program melalui media elektronik;
• Goodwill adalah representasi angka yang lebih besar dari nilai buku yang dibayarkan oleh suatu perusahaan untuk bisa memperoleh atau mendapatkan perusahaan lain;
• Perjanjian (Contract) adalah kesepakatan antara dua orang atau lebih mengenai hal tertentu yang disetujui oleh mereka;
• Lisensi secara umum dapat diartikan pemberian izin, hal ini termasuk dalam sebuah perjanjian. Definisi lain, pemberian izin dari pemilik barang/jasa kepada pihak yang menerima lisensi untuk menggunakan barang atau jasa yang dilisensikan;
• Rahasia Dagang adalah informasi yang tidak diketahui oleh umum di bidang teknologi dan/atau bisnis dimana mempunyai nilai ekonomis karena berguna dalam kegiatan usaha, dan dijaga kerahasiaannya oleh pemilik rahasia dagang;
• Pengetahuan (Knowledge) adalah informasi yang di dapat dari hasil pengujian/percobaan, penelitian, pembelajaran, maupun pengalaman untuk memperoleh pemahaman. Pengetahuan adalah suatu pemahaman yang diperoleh melalui panca indera manusia, yaitu: indera penglihatan, pendengaran, penciuman, perasa dan peraba.  

Ada banyak metode format pencatatan dalam proses inventarisasi untuk meminimalisasi terjadinya penyimpangan dan data barang yang tidak jelas, diantaranya:

1. Buku Induk Barang Inventaris (BIBI);

2. Daftar Inventaris Ruangan (DIR);

3. Kartu Inventaris Barang (KIB);

4. Daftar Inventaris Lainnya (DIL);

5. Lembar Mutasi Barang Semester (LMBS);

6. Laporan Tahunan Inventaris (LTI);

7. Buku Catatan Barang Non Inventaris (BCBNI);

8. Daftar Barang Dalam Proses Inventaris (DBDPI).

Gambar 2 - Contoh Buku Induk Barang Inventaris (BIBI)

Gambar 3 - Contoh Daftar Inventaris Ruangan (DIR)

Gambar 4 - Contoh Kartu Inventaris Barang (KIB)

Gambar 5 - Contoh Daftar Inventaris Lainnya (DIL)

Gambar 6 - Contoh Lembar Mutasi Barang Semester

Gambar 7 - Contoh Lembar Tahunan Inventaris

Gambar 8 - Contoh Buku Catatan Barang Non Inventaris (BCBNI)

Gambar 9 - Contoh Daftar Barang Dalam Proses Inventaris (DBDPI)

Apabila metode format pencatatan di atas dilakukan dengan baik dan tertib maka permasalahan terkait aset kemungkinan kecil tidak akan terjadi. Karena apabila semua dilakukan sesuai prosedur, kecil kemungkinan terjadinya penyimpangan dan kesalahan, sebab setiap metode format pencatatan tersebut memiliki fungsi dan manfaat masing-masing dalam menginventarisasi aset yang beragam kondisinya.

PENTINGNYA INVENTARISASI ASET

1. Dapat mengurangi kemungkinan penyimpangan dan kesalahan;

2. Sebagai alat pengamanan aset;

3. Sebagai acuan dalam menilai kondisi dan nilai aset;

4. Sebagai catatan atas segala aset yang dimiliki;

5. Sebagai patokan jelas tidaknya asal usul aset.

Namun pada kenyataannya masih terdapat instansi yang kurang memperhatikan proses inventarisasi yang berdampak terhadap sulitnya pengumpulan data informasi barang yang pernah mereka dapatkan atau miliki. Keberadaan barang yang semakin bertambah membuat kegiatan inventarisasi pun sulit dilaksanakan, ditambah dengan kurangnya kompetensi Sumber Daya Manusia (SDM) yang ahli dalam menginventarisasi.

Referensi:

bpkad.banjarkab.go.id, "Inventarisasi Aset", Definisi Inventarisasi Aset, 09 Maret 2017, [Diakses, 16 April 2020]  

id.wikipedia.org, "Aset", Aset atau Aktiva, 17 Maret 2020, [Diakses, 16 April 2020]

kbbi.web.id, "Arti Kata Inventarisasi", Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) Kamus versi online/daring (dalam jaringan), _____, [Diakses, 15 April 2020]

Laraswati, Virnanda. "Apa Itu Inventaris Aset?", Pengertian Inventarisasi Aset dan Manfaatnya Bagi Perusahaan, 12 Juli 2019, [Diakses, 16 April 2020]

Oktaviani, Kamilia. "Inventarisasi Aset", Pengertian Inventarisasi Aset, 24 September 2014, [Diakses, 15 April 2020]

Rohman, Nur. "Pengertian Goodwill Dalam Akuntansi", Pengertian Goodwill, 18 Januari 2019, [Diakses, 16 April 2020]